De l’utilisation de Dropbox et de sa configuration…

Mon camarade vous parlait l’autre jour d’un système pour stocker vos images sur internet en utilisant Dropbox. Je vais de mon coté vous expliquer comment utiliser ce fameux logiciel/serveur.

Le principe : Dropbox est un logiciel à installer, qui vous permet d’avoir accès à un serveur. La synchronisation de vos fichiers est extrêmement simple : vous copiez vos fichiers dans votre dossier Dropbox et le logiciel les copie sur le serveur.

Si ce service vous intéresse voilà la procédure d’installation et surtout sa configuration afin d’optimiser son utilisation (ce logiciel est disponible pour Linux [Ubuntu et Fedora], pour Windows, pour Mac et même pour les iPhones) :

L’installation:

• Pour Ubuntu :

Ici deux solutions, soit vous passez par les dépôts, soit vous passez par Ubuntu Tweak:

-Méthode des dépôts : je vous renvoie ici à la doc qui décrit très bien la procédure, http://doc.ubuntu-fr.org/dropbox

-L’autre solution, Ubuntu Tweak : il suffit d’ouvrir Ubuntu Tweak (Applications => Outils système => Ubuntu Tweak), puis d’aller dans l’onglet Programme => Ajouter/supprimer. Maintenant taper « Nautilus – Dropbox » dans la liste déroulante (ou descendez jusqu’à arriver à lui) et vous n’avez plus qu’à sélectionner le logiciel pour l’installer.

• Pour Windows et Mac :

Il vous suffit de télécharger le logiciel depuis le site web : https://www.dropbox.com/ puis de l’installer en suivant les instructions.

La configuration :

Tout d’abord vous devez vous enregistrer. Soit créer un compte (choisissez un compte de 2Go si vous ne souhaitez pas payer) soit mettre vos identifiants si vous avez déjà un compte Dropbox.

Vous avez maintenant droit à 2Go (ou plus) de place sur le serveur de Dropbox. Il ne vous reste plus qu’à copier des fichiers dans le dossier Dropbox pour que ceux-ci soient copiés sur le serveur :

• Utilisateurs d’Ubuntu, le dossier se trouve dans votre dossier personnel

• Pour Windows XP, le dossier se trouve dans Mes documents (pour Windows Vista et Seven je ne sais pas, mais je fais confiance à vos compétences informatiques pour le trouver.)
• Chez Mac, le dossier se trouve dans le Finder.

Vous remarquez donc que ce dossier se compose de deux autres dossiers « Public » et « Photos« . Le premier est à conserver (nous allons revenir dessus plus bas), le second n’est qu’un exemple (vous pouvez donc le supprimer sans problème).

Maintenant vous n’avez plus qu’à redémarrer votre machine si vous voulez que Dropbox se lance. À votre retour, vous verrez qu’une icône de Dropbox est apparu dans votre barre des tâches. Cela veut dire que le logiciel est lancé et près à l’emploi :  si vous copiez vos fichiers dans le dossier Dropbox ceux-ci seront sauvegardés directement sur le serveur (si vous êtes bien sûr connecté à internet).

Les différentes utilisations de Dropbox :

Nous allons maintenant voir les différentes utilisations possibles de Dropbox. Celles-ci peuvent se faire simultanément sans problème (c’est mon cas qui partage certains dossiers avec des amis et qui synchronise toutes mes données entres plusieurs machines).

• La synchronisation de données entres plusieurs machines pour un même compte :

L’une des utilisations de Dropbox, est de synchroniser vos données entres plusieurs plate-formes. Pour cela rien de plus simple : il suffit d’installer Dropbox depuis une machine A, de copier vos données dans le dossier Dropbox. Sur une machine B, installez aussi Dropbox mais au moment de sa configuration insérer vos identifiants au lieu de créer un compte. Dorénavant quand vous copierez un fichier dans le dossier Dropbox depuis l’une des deux machines ce fichier sera copié sur le serveur puis synchronisé sur votre autre machine. C’est à chaque fois la dernière modification qui sera copiée.

• Le partage entre plusieurs comptes :

Une autre utilisation possible est de partager certains dossiers avec une autre personne possédant elle aussi Dropbox. Par exemple, étant étudiant, Zoltenk et moi utilisons ce système pour se partager nos travaux ou nos cours. De la même façon, nous nous servons de ce logiciel pour la gestion de ce blog : idées de billet, photo, etc.

C’est encore une fois très simple. Il suffit d’aller sur le site de Dropbox (faites un clique-droit sur l’icône de Dropbox puis cliquer sur « Launch Dropbox Website« ). Normalement vous êtes directement connecté sur votre compte, si ce n’est pas le cas connectez-vous avec vos identifiants. Maintenant naviguez dans l’arborescence de vos dossiers jusqu’à atteindre celui que vous voulez partager. Cliquez sur « Share this folder » puis entrez l’adresse mail de la personne avec qui vous voulez partager ledit dossier (attention il faut son adresse avec lequel il a créé son compte Dropbox). Cette personne (appelé maintenant B) n’aura plus qu’à accepter ce partage (un mail lui sera envoyé) et le tour est joué (elle peut à son tour le faire pour partager elle aussi ses données).

Maintenant à chaque fois que vous enregistrerez un fichier dans votre dossier partagé, ce fichier sera envoyé sur votre serveur Dropbox mais aussi sur celui de B. Ainsi le fichier sera immédiatement copié dans le dossier Dropbox de ladite personne dès qu’elle sera connectée à internet.

Seul problème du système : on ne peut choisir quelles sont les droits d’accès de B. Ce dernier a forcément un droit de lecture et d’écriture sur les fichiers partagés. Ainsi il pourra modifier vos données comme si c’était les siennes. Attention donc aux données que vous partagez et avec qui vous le faites.

Mais si tout se passe bien, à la fin vous pouvez arriver facilement à ça :

Légende :

-Le logo vert contenant une croix blanche en bas des dossiers symbolise que la synchronisation entre ce dossier et le serveur est effectuée.

-Le logo bleu en haut à droite des dossiers : la synchronisation est en cours. Un fichier au moins de ce dossier est en cours de synchronisation.

-La planète verte en haute à droite indique que ce dossier est le dossier public, donc que tout fichier à l’intérieur peut avoir un url permettant de le télécharger (nous y reviendrons plus bas).

-Et le logo représentant un homme (en haut à droite des dossiers) indique que ce dossier est partagé.

• Le stockage d’image :

Là je vais simplement renvoyer à l’article de Zoltenk : Au commencement il y eu le texte, puis vint l’image…

• Et pleins d’autres utilisations possibles :

– Vous pouvez encore vous en servir pour stocker des données que vous souhaitez proposer en téléchargement. Ici c’est le même système que pour les images : copiez le fichier dans le dossier Dropbox/Public puis récupérez l’url du fichier. Cet url permet de télécharger directement le fichier.

– Vous pouvez aussi vous servir de Dropbox pour sauvegarder simplement vos données et les protéger en cas de crash.

Quelques remarques sur les outils d’utilisation de Dropbox :

• L’interface en ligne :

Petite remarque : ici comme dans le screenshot précédent on peut voir un icône « homme » apparaissant sur les dossiers, ce sont vos dossiers partagés.

Cette interface est très pratique et simple d’utilisation. Grâce à elle, vous pouvez voir les évènements récent sur votre compte (onglet « Récent events« ), voir les dossiers partagés et les personnes avec qui vous les partagez (onglet « Sharing« ), mais surtout vous pouvez sauvegarder directement des fichiers sans avoir besoin d’utiliser le logiciel Dropbox (quand vous êtes par exemple sur un pc où il n’est pas installé). Pour cela il suffit que vous cliquiez sur le bouton « Upload » puis d’indiquer le chemin d’accès de votre fichier.

Dans la même idée vous pouvez télécharger un fichier depuis votre compte toujours sans utiliser le logiciel. Ici vous devez naviguer jusqu’au fichier qui vous intéresse, passer votre souris dessus et cliquez sur la petite flèche qui apparaitra au bout de la ligne à droite. Vous remarquerez que l’on peut aussi voir les différentes versions du fichier, le renommer, le déplacer (dans l’arborescence de Dropbox), le copier et enfin le supprimer. Comme ceci :

• L’icône Dropbox :

L’autre avantage du logiciel est l’utilisation de l’icône Dropbox dans le systar (ou dans la barre des taches sous Windows). Il permet d’avoir directement accès comme on l’a dit au compte sur le site web de Dropbox, mais aussi d’accéder au dossier Dropbox en lui-même (faite un simple clique-gauche sur l’icône).

De plus on peut surveiller l’état de la synchronisation d’un simple coup d’œil (rond vert quand c’est synchronisé [c’est le cas ici] – rond bleu quand c’est en cours de synchronisation – aucune icône quand internet est déconnecté).

Et enfin toutes les configurations du logiciel se font par là : clique droit sur l’icône puis « Preferences…« . Ainsi vous pouvez afficher ou non les notifications (« Shaw system tray notifications« ), lancer Dropbox au démarrage ou non (« Start Dropbox on system stratup« ), ou configurer la connexion internet du logiciel (limiter la taille de la connexion ou gérer le proxy).

Conclusion :

Bref ce logiciel / serveur, après quelques manipulations, est très simple d’utilisation. Vous avez accès à une assez grande base de sauvegarde (2Go gratuitement ce n’est pas rien), et la synchronisation est très rapide. De plus les petits systèmes mis en place (et en premier lieu l’icône Dropbox dans le systar) sont très pratiques.

Seul défaut : le fait de ne pouvoir modifier les droits d’accès aux données partagées. C’est forcément lecture et écriture pour tout le monde. Pouvoir organiser ces droits auraient permis de conjuguer efficacement partage et sécurité.